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高效办公,从整理办公物品开始

读书 2021-10-30 14:01:30

记得前段时间在《呼吸·后退一步》一书中得知在室内养绿植可以提升我们15%的专注力,而在我看过的有关极简主义方面的书籍中也看到过打造极简办公环境来提升专注力的方法。

而两者我都在尝试,最近几年的时间里,我的书桌上基本只有电脑、电脑支架、书籍(有时会有阅读架)、以及热茶等物品,手机和其他非办公用品都会被放在其他的专属区域。

高效是绝大多数职场人一直在追求的一种状态,但并非每个人都能找到高效办公的方法。

最近在看一本叫做《提高工作效率,从整理办公桌开始》的书,书中提到根据咨询公司调查显示,“公司员工用于寻找物品花费的时间为平均每天150小时左右。”

其实不只是员工如此,我记得有些老板的办公桌都是一团糟,以致于前一天放在手边的文件,第二天都无法迅速找到。

这样的慌乱场景,想必在任何一家公司都会是随处可见的场景。

这里的寻找物品,包括名片、资料、便签、文具、电子文档、合同等各种物品。

有些员工办公桌面上十分整洁,但抽屉柜、电脑桌面及电子文件夹却混乱不堪,电子文档也没有清晰地归类。这样一来,就算你独立工作的能力不错,但当你与这类同事对接工作时,由于对方花在寻找物品上的时间太多,也还是会导致你被无情地浪费掉一部分时间。

所以职场高效从来就不是个人的问题,而是集体高效行为的产物。

不过即便如此,作为个人,我们仍然需要建立能够使我们高效工作的好习惯,比如整理好自己的个人物品,以确保我们自己不会在寻找物品上花费太多时间。

本书把需要整理的实物或抽象物品分为手边物品、纸张、数据、记录及思考等五大类,并有针对性地给出了一些具体的整理方法。

我会简单地整理出一些我认为比较实用的方法,分享给大家。

1、选择好用的笔筒,把笔、削笔刀、剪刀、订书机等物品放在可以直立收纳的笔筒中,方便拿取。

2、在抽屉柜中留出一个空抽屉,方便暂时收纳。如果你需要临时离开工位,又不希望手边正在处理的文件被他人随意翻看,那么这个空抽屉就可以瞬间解决你的燃眉之急,并且等你回到工位时依然不需花时间来找东西。

3、可以把一些零碎的物品一并收纳到带有分隔区的文具盒或文具收纳袋中,这样即便你要将这些物品带出门,也不会打乱你背包中的布局。

4、纸质文件可以按照工作处理进度来进行分类收纳,如未处理、正在处理、已处理、已归档等。当然具体分类还是要依照每个人的实际工作状态所需而命名。

5、文件最好直立收纳,为方便快速拿取,可以把文件收到收纳袋里,并在收纳袋上贴好索引标签贴纸,贴纸内容要简洁易懂。

6、不论是桌面、抽屉柜、纸质文件或是电子文档,都需要养成“物归原位”、及时更新文件分类、与及时处理作废文档的习惯,也就是说,一边工作,一边整理办公桌应是常态,否则稍不留神就会回到之前凌乱的办公环境中。

7、在电脑中新建一个文件夹,用于专门收纳暂时用不到的文件,不过该文件夹内的文档也是需要及时关注及处理的。

8、可以通过录音、使用A4纸张、便签,来培养自己勤思考、勤记录的习惯,再对记录进行命名或用贴检索标签的方式来进行归类。

9、按照5W2H原则来做日常笔记。即why(目的)、what(具体内容)、who(相关人员)、where(地点)、when(时间)、how(方法)、how much(预算及明细)

10、充分考虑每项工作所需的时长及优先级,以便于提前规划日程表。

11、计划中一定要写下每项工作的截止日期,有这样详尽的记录,就会保持最基本的紧迫感,也有助于你倒推具体的执行时间,也不至于会将大量工作延期。

12、低重要程度的工作优先处理,高强度脑力工作上午处理,并尽量完成。

由于书中的方法太过细致,以致于如果全部按照书中的方法去执行,可能会觉得束手束脚,并且书中提到的方法都是依照个人在具体工作中总结出来的经验之谈,未必适合所有职场人。

更何况每个人的工作方式,会使用到的物品,也不可能雷同。

拿我自己来说,我基本处于无纸化办公的状态,所以作者在书中提到的手边物品,我都没有,我只有电子文档而已。所以书中提到的整理桌面及纸张的方法对我来说完全用不到。

我平时家中出现的纸张只有书籍、医院的检查报告以及中医开出的药方,每一样物品也都有自己的专属收纳空间,而书籍也是保持在一定数量内的,近期除了健康养生、医学常识方面的书之外,其余看过的书都会转卖二手平台。

此外我也有整理工作文件夹的习惯,和书中提到的方法完全不同。

此类有关高效工作方面的整理类书籍也不再少数,这是我看过的第二本。其实相比,对我影响和帮助较大的,倒是关于极简主义及习惯养成类的书籍。

换言之,比起单纯的方法,我更倾向于先在认知层面做提升,因为只有当我们自己意识到很多行为和习惯需要做出修正时,我们才会更加主动地去寻找解决办法,所以原理比目的更加值得关注,因为所谓的方法只是解决办法中的一部分而已。

但倘若没有修正行为习惯的意识和认知,那么这些方法又能起到多大作用呢?

不过,我仍然希望作者的好习惯能够令更多职场人也受到一些正向的影响,不论在处理任何事情上,都能更加高效和专注。

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