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Get Things Done - 横向管理与纵向管理

成长 2021-11-13 17:10:19

本文整理了书中”横向整理“和“纵向整理”的脉络,更加具体的如何操作还需要参考原书。比如书中详细介绍了怎么”收集“,从收集外部环境里的事物到收集占据大脑的东西,还有如何将事情进行分类等。本文只是整理了横向管理与纵向管理的流程。

个人认为,书中内容比较实用,目前我结合着notion已经开始学着用“横向管理系统”,之后有机会希望能够分享。

搞定8.3[美] 戴维·艾伦 / 2010 / 中信出版社

本书的三个目的

(1)收集所有需要处理或者对你有用的事情(现在的、以后的、某一时间的;大的、小的、不大不小的),把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中;

(2)指导自己在获取任何“输入信息”(也就是接手任何任务)的前期就进行分析和决策,以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单;

(3)管理、协调所有相关内容,履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。

横向管理

横向管理的重点:(1)明确判定工作的预期结果(目标)以及为实现目标所需要执行的下一步具体行动;(2)把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中,并定期回顾和审阅。

5个步骤

(1)收集引起我们注意的事务和信息;(2)理清每个项目的意义和相关措施;(3)组织整理结果,提出选项;(4)进行思考回顾;(5)选择行动。

一、收集

三个必要条件

  1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在收集系统中,而不是在大脑里。要么将所有事情留在头脑中,要么将其清空。如果走中间路线,两头都不可靠。

  2. 应该尽可能地控制收集工具的数量,越少越好,够用即可。通过最少的收集工具收集具有潜在意义的所有新事务,可以使你轻松审查并评估这些新事务的性质。
  3. 定期清空这些设备。阻碍任何事物的流动,会削弱在该领域的存在、更新和创造能力。

二、理清

决定收集系统中的事情是什么?是否需要采取行动?下一步需要什么行动?

三、组织整理

从组织整理和操作的角度来看,需要跟踪和管理的事情可以分为7大类(就是除去“垃圾箱”以外的7个外围图标中的内容):

  • “项目”清单
  • 项目的辅助资料
  • 记录在日程表中的行动和信息
  • “下一步行动”清单(一个或多个)
  • “等待”清单
  • 参考资料
  • “将来/也许”清单

    四、回顾

    需要每隔一段时间,全面回顾自己的总体生活和工作情况,并对拟采取的具体行动进行详细检查。

    每周回顾应该完成以下任务:

  • 收集和加工处理所有的“材料”
  • 回顾整个系统
  • 更新各类清单
  • 做到彻底、清楚、实时和完整

    五、执行

    选择行动方案的三种方法

    (1)确定某一时刻具体行动的“四标准法”:情境、有多少时间、有多少精力和重要性

    (2)确认每日工作的“三分类法”

  • 执行事先安排好的工作
  • 处理突发事件
  • 安排自己的工作

    (3)总体检视工作的“六层次法”

  • 5楼视野:目的和原则
  • 4楼视野:愿景
  • 3楼视野:目标
  • 2楼视野:关注点及责任范围
  • 1楼视野:当前项目
  • 地面:当前行动。

    “确立事务重要性的先后顺序”主要聚焦于你的长远目标和价值取向上。

    纵向管理

    (一)定义目标和原则思考”为什么“的作用:界定成功,建立决策标准,调配资源,激发动机,阐明重点,拓宽选择重视原则的重要性:(1)澄清原则防止不必要的抵触和冲突;(2)为我们的行为提供清晰明确的指导。

    (二)展望结果聚集的力量;网状激活系统;阐明结果

    (三)头脑风暴/集思广益

  • 不判断、不质疑、不评估、不批判
  • 追求数量、不求质量
  • 把分析组织工作置于次要的地位

    (四)组织整理·明确事件的重要组成部分 ·整理分类(按照下面一个或多个标准) ·构成因素 ·先后顺序 ·重要程度 ·足够详细的描述

    (五)明确下一步的行动方案

  • 针对当前这项工作进程中的每一个环节,确定下一步行动。
  • 如果有必要的话,在计划过程中就确定下一步的行动方案。


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    谢谢阅读!

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